Chuyển đổi số đang làm thay đổi cách doanh nghiệp ký kết hợp đồng. Thay vì in, ký, đóng dấu và chuyển phát bản giấy, nhiều giao dịch được thực hiện qua nền tảng điện tử, email, hệ thống quản trị nội bộ hoặc phần mềm ký số. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành và hỗ trợ giao dịch từ xa. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử chỉ thực sự an toàn khi doanh nghiệp kiểm soát tốt danh tính người ký, tính toàn vẹn của dữ liệu và quy trình lưu trữ chứng cứ.
Trong bối cảnh Luật Giao dịch điện tử 2023 đã tạo khung pháp lý mới cho văn bản điện tử, thông điệp dữ liệu và giao dịch trên môi trường số, doanh nghiệp cần cập nhật lại quy trình ký kết để tránh tình trạng “ký nhanh nhưng khó chứng minh” khi phát sinh tranh chấp.
Hợp đồng điện tử không chỉ là file PDF
Nhiều doanh nghiệp hiểu hợp đồng điện tử đơn giản là một file PDF được gửi qua email. Cách hiểu này chưa đầy đủ. Giá trị của hợp đồng điện tử phụ thuộc vào việc có xác định được người khởi tạo, người ký, thời điểm ký, nội dung được ký, sự toàn vẹn của dữ liệu và khả năng truy xuất khi cần chứng minh. Nếu file bị sửa, email thất lạc hoặc tài khoản người ký không được quản lý chặt chẽ, rủi ro chứng cứ sẽ tăng lên.
Doanh nghiệp nên phân biệt các cấp độ giao dịch: xác nhận qua email, ký scan, ký bằng chữ ký điện tử trên nền tảng, ký số bằng chứng thư số, hoặc giao kết thông qua hệ thống có xác thực nhiều lớp. Mỗi hình thức phù hợp với một loại giao dịch và mức độ rủi ro khác nhau.
Kiểm soát thẩm quyền ký trên môi trường số
Ở hợp đồng giấy, doanh nghiệp thường kiểm tra chức danh, chữ ký và con dấu. Trong môi trường điện tử, việc kiểm soát thẩm quyền cần mở rộng sang tài khoản ký, quyền truy cập hệ thống, chứng thư số, quy trình phê duyệt nội bộ và nhật ký thao tác. Nếu một nhân viên dùng tài khoản được cấp để ký vượt thẩm quyền, doanh nghiệp có thể phải xử lý tranh chấp phức tạp với đối tác.
Vì vậy, quy chế ký điện tử nên quy định rõ ai được ký loại hợp đồng nào, hạn mức giao dịch, bước phê duyệt trước khi ký, cơ chế khóa tài khoản khi nhân sự nghỉ việc và quy trình lưu bản hoàn tất.
Lưu trữ và chứng minh giao dịch
Một hợp đồng điện tử tốt cần đi kèm hồ sơ chứng minh. Doanh nghiệp nên lưu phiên bản cuối cùng, nhật ký ký kết, email trao đổi, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu điện tử, thông báo hệ thống và dữ liệu xác thực. Việc lưu trữ cần bảo đảm khả năng truy xuất, chống sửa đổi và phân quyền người xem.
Trong tranh chấp, câu hỏi thường không chỉ là “có hợp đồng hay không”, mà là “ai đã đồng ý”, “đồng ý nội dung nào”, “đồng ý vào thời điểm nào” và “dữ liệu có bị thay đổi sau đó không”. Quy trình lưu trữ tốt sẽ giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi này bằng chứng cứ thay vì giải thích.
Điều khoản cần bổ sung trong hợp đồng điện tử
- Thỏa thuận công nhận giá trị của giao dịch và thông điệp dữ liệu.
- Quy định kênh trao đổi chính thức giữa các bên.
- Cơ chế xác nhận người có thẩm quyền và tài khoản sử dụng để ký.
- Thời điểm hợp đồng có hiệu lực và thời điểm thông báo được xem là đã nhận.
- Quy trình lưu trữ, cung cấp bản sao và xử lý sự cố kỹ thuật.
Global Legal hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy trình ký điện tử, xây dựng mẫu hợp đồng, quy chế thẩm quyền ký và checklist lưu trữ chứng cứ. Khi giao dịch số trở thành xu hướng, năng lực quản trị chứng cứ điện tử sẽ là lợi thế quan trọng trong quản trị rủi ro pháp lý.
Nội dung bài viết có giá trị tham khảo chung, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng hồ sơ cụ thể. Khi có tranh chấp, giao dịch giá trị lớn hoặc yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp nên được luật sư rà soát độc lập trước khi quyết định.
